電話に出れなかったとき折り返し電話は何て言えばいい！？お客様へのビジネスマナーとは！

仕事中、会議や接客中などで電話に出られなかった経験は誰にでもありますよね。しかし、その後の「折り返し電話」で印象が大きく変わることをご存じでしょうか？

たった数秒のやり取りでも、「信頼できる人だな」と思われる人もいれば、逆に「対応が雑だ」と悪印象を与えてしまう人もいます。

本記事では、折り返し電話の正しいマナーから、シーン別の例文、NG対応、AI応答を活用した効率化までを徹底解説します。
社会人としての基本をおさえつつ、“信頼を生む対応力”を身につけましょう。

折り返し電話が“マナーの見せどころ”である理由

たった一言で「信頼できる人」と思われる

折り返し電話は、単なる業務連絡ではなく、相手への敬意を示す行動です。お客様や取引先は「わざわざ連絡をくれた」という誠意を感じ取り、それが信頼関係の第一歩となります。ビジネスシーンでは「対応スピード＝誠実さ」と捉えられることも多く、迅速な折り返しができる人ほど好印象を持たれます。

放置すると「印象が悪くなる」理由

一方で、折り返しをしない、あるいは遅れてしまうと「軽んじられている」と感じる人もいます。特にお客様対応や営業職では、数時間の遅れでも不信感を招くことがあるため注意が必要です。電話応対の研究データでは、48時間以内に折り返しがないと顧客満足度が30％低下するという結果も出ています。

また、Hub Spot Researchの調査によると企業からの即時対応を「重要」と評価する割合は、マーケティングや販売関連の問い合わせがあった場合は 82%、顧客サポートの問題が発生した場合は 90%にも及びました。

さらに、即時対応は10分以内を意味しています。つまり、顧客対応においてすぐに折り返すことの重要性が伺えますね。この傾向は取引先との関係性でも同様です。早く折り返せば早い分だけ印象が良いと言えるでしょう。

「折り返しの速さ」が相手の評価を左右する

忙しい時でも、着信を見た時点で「○○様から折り返しが必要」とメモしておくのが鉄則です。理想的には30分以内、遅くとも当日中に折り返すのがマナーです。すぐに対応できない場合でも、メールで「後ほどお電話いたします」と一言添えるだけで印象がまったく違います。

電話に出られなかったときの正しい折り返し方

折り返すタイミング ― 早ければ早いほど良い？

最も好印象なのは、着信に気づいた瞬間に折り返す対応です。ただし、相手が休憩時間や営業時間外の場合は、時間帯に配慮することも大切です。「早ければいい」ではなく、「相手が出やすい時間を選ぶ」のがスマートなビジネスマナーです。

まず名乗る！基本の冒頭フレーズ例

折り返し電話の基本は、誰が・何の件で・なぜ電話しているかを簡潔に伝えること。最初の3秒で印象が決まると言われています。

この一言で「丁寧な人だな」という印象が残ります。

出られなかったことへのお詫びの伝え方

出られなかった理由を詳細に伝える必要はありません。重要なのは「ご迷惑をおかけした」という気持ちを伝えること。

誠意ある一言を添えることで、自然と良好な関係が築けます。

用件の確認と、次に繋げるスマートな締め方

最後は「相手が求めていることを理解し、次にどう動くか」を明確にすることです。

長々と話す必要はありません。相手の要件に的確に応えるようにしましょう。

シーン別 ― 折り返し電話の例文集

では、ここで覚えておくと便利なシーン別のフレーズ集も紹介しておきます。困った時はこれらを参考にして回答してみて下さい。

お客様からの着信に対して

社内の上司・同僚に対して

営業や取引先からの着信に対して

不在着信に用件が不明なとき

やってはいけない折り返し電話のNG行動

続いて、やってはいけないNG行動もご紹介しておきます。

「すみません、何の件でしたっけ？」と聞いてしまう

これは最も避けたいNGフレーズ。相手からすれば「こちらの用件を把握していない」と受け取られ、失礼に感じます。

メールやLINEで済ませようとする

お客様相手では、必ず電話で直接折り返すのが基本。「直接声で伝える」ことが誠意を示す行動です。

業務外の時間に折り返す

夜間や早朝の電話は非常識とされます。営業時間内（9:00〜18:00など）を意識しましょう。

折り返し電話のマナーを守るポイント

まとめると折り返し電話の際は次の事を意識することが大切です。

相手との関係性を意識する

相手が上司や同僚、もしくは顧客なのかで対応を変える必要があります。上司や同僚であれば多少言葉使いが崩れていても、丁寧に話せば概ね問題ないでしょう。

取引先の場合は、これまで見てきた通り、きちんとビジネスマナーに適した敬語を使うようにしましょう。

折り返す時間帯を意識する

基本的に気づいたらすぐに折り返すのが鉄則です。しかし、もし時間がたってから折り返す場合は時間帯に気を付けましょう。夜や早朝は避け、営業時間内に折り返すようにしましょう。

留守番電話を残すときの正しい言い方

もし電話を折り返しても、今度は先方が出れずに留守番電話になってしまう場合は次の例文を参考にしてみて下さい。

AI電話応答や自動折り返しサービスの活用

こう見てくると、「そもそも全ての電話をとれたらいいのになぁ」と思ってきませんか？それだけで顧客満足度が向上しそうですよね？

これを人間の手で実現するのは非常に大変ですが、最近はAIが一次対応してくれるAI電話代行サービスも技術の発達により登場してきています。

営業時間内の電話はもちろん営業時間外の問い合わせを逃さず、AIが全て受付してくれます。その上でもし人の手が必要なものだけ、人が対応できるように転送してくれるので非常に利便性が高まっています。

AIに任せるなんて・・・と思われるかもしれませんが、人が全件対応するよりも効率的で、顧客満足度も維持しやすいのが特徴です。

SmaBellでは、高機能AI電話サービスを提供していますので気になる方はぜひチェックしてみて下さい。

まとめ ― 折り返し電話は“言葉以上に印象を伝える行動”

折り返し電話は、単なるマナーではなく信頼を築く小さなチャンスです。誠実さ・スピード感・言葉選び、この3つを意識するだけで、あなたの印象は劇的に変わります。

ビジネスにおいても、“人の声の温かさ”が信頼の基盤であることは変わりません。今日からは、「出られなかった電話」こそチャンスだと思って、丁寧に対応してみてください。